Os Departamentos ou categorias são os setores da sua empresa.

É através deles que você segmenta e categoriza seus atendimentos e possui a visão macro do atendimento.

É importante configurar os departamentos antes mesmo de centralizar os seus canais de atendimento, para que toda a demanda seja organizada desde o início.

Antes de cadastrar os departamentos, reflita em como os usuários (clientes) encaminham solicitações de atendimento para a sua equipe.

Você pode criar departamentos como: financeiro, comercial, dúvidas ou ainda: pedidos, troca e devolução, orçamentos, sugestões, entre outros.

Para criação de um departamento, organize o fluxo do seu atendimento e crie os departamentos, após, crie os campos personalizados e vincule aos departamentos criados.

Como exemplo, será criado o departamento ATENDIMENTO, quando o cliente preencher o formulário de contato ou abrir um ticket e selecionar este departamento, quero que ele preencha os seguintes campos personalizados QUAL A SUA DÚVIDA? e TELEFONE DE CONTATO. Após preenchido, estes dados ficam registrados no ticket e podem ser alterados a qualquer momento pelos colaboradores.

Como configurar os departamentos

Para configurar os departamentos, acesse o seu painel : Menu Sistema > Fluxo de atendimentos.

Nessa tela você terá acesso a todos os departamentos já cadastrados e configurações. Para inserir um novo, clique em “+ incluir departamento” e preencha os dados de acordo com a sua demanda.

Status: mantenha-o ativo para que os usuários e colaboradores tenham acesso a ele;
Nome do departamento/categoria: o nome é apresentado para o colaborador e o usuário (cliente).
Grupo: selecione qual grupo será vinculado automaticamente ao tickets deste departamento e se necessário, crie um novo;
Após a seleção deste departamento, são mostrados os campos abaixo: selecione os campos personalizados a serem exibidos quando um ticket for atribuído a esse departamento, se necessário, também poderá criar um novo;
Apresentação nos tickets: defina para quem esse departamento será exibido;
Ative para criar um e-mail: crie um e-mail para redirecionamento automático para esse departamento/categoria;
Descrição: insira a descrição do departamento que irá aparecer também para seus clientes.

Departamentos internos:

Sua operação de atendimento possui departamentos usados internamente que seu usuário (cliente) não pode ter acesso?

Com os Departamentos internos você pode criar departamentos que não serão apresentados aos seus usuários ao abrir um ticket dentro do painel do cliente ou no formulário externo. Eles serão visíveis apenas para seus colaboradores dentro de seu painel do Desk.

Para cadastrar um Departamento interno, é só seguir os mesmos passos do início e na hora das configurações, em “Apresentação nos tickets”, você deve escolher a opção “Somente colaboradores (interno)” e pronto. Você já pode deixar tudo registrado internamente!

Depois de tudo configurado, você pode começar a receber seus atendimentos e já terá toda a sua demanda organizada!

Espero ter ajudado!

*Importante: Verifique se seu plano possui as funcionalidades deste artigo clicando aqui.

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Fluxo de atendimento

Criando Departamentos

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Como incluir fila de atendimento

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